Scheda

Albo pretorio on line. L'esperienza del Comune di Milano

Articolo del dossier Albo pretorio on line

Amministrazione: Comune di Milano*

Numero di abitanti:1.337.373

Ufficio che si occupa dell’Albo pretorio: Ufficio Albo Pretorio - Settore Servizi al Cittadino – Direzione Centrale Qualità e Servizi al Cittadino

Documentazione prodotta nel 2010: 19.150 atti; 70.025 avvisi di deposito (cosiddetti 1 giorno) provenienti da Equitalia; 45.865 avvisi di deposito sempre di Equitalia nominativi; 2.518 pubblicazioni di matrimonio.
I 19.150 atti sono costituiti dalle seguenti macro categorie: delibere di giunta; delibere di consiglio; determinazioni; delibere consigli di zona; convocazioni di commissioni consiliari; avvisi di gara ed esiti; graduatorie di varia natura; ordinanze e decreti di competenza del Sindaco; bandi vari, bandi pubblici ed avvisi pubblici; manifesti; esposizione busta art.140 (notifiche); istanze cambiamento del nome di competenza delle Prefetture; verbali di irreperibilità; sentenze provenienti dalla Procura della Repubblica; atti di varia natura (rettifiche, dinamiche elettorale ecc...).


Quando avete attivato l’Albo pretorio on line? 
Abbiamo attivato in parallelo all’Albo Pretorio cartaceo quello on line l’11/11/2010 per mettere a punto le procedure organizzative e risolvere eventuali problemi tecnici e di prestazioni dell’applicativo.

Quanto avete impiegato per attivarlo?
Siamo partiti nel secondo trimestre 2010 costituendo un Gruppo di lavoro interdisciplinare (Segreteria Generale, Organizzazione, Presidenza del Consiglio Comunale, Personale, Direzione Generale, Informatica) coordinato dal Settore Servizi al Cittadino, che gestisce l’Albo Pretorio. Il Gruppo di lavoro ha svolto l’analisi funzionale ed organizzativa per consentire la parametrizzazione dell’applicativo di gestione dell’Albo e preparare il personale ai cambiamenti. Sono state previste due macrofasi: nella prima vengono gestiti processi documentali misti (cartacei con dematerializzazione dei documenti ed elettronici , come le pubblicazioni di matrimonio); la seconda prevede processi completamente elettronici ossia la gestione di flussi di documenti  elettronici.

L’iter è concluso?
Possiamo considerare in fase di chiusura la prima fase. In questo momento stiamo affinando le procedure e stiamo implementando degli automatismi atti a rendere più efficiente il processo di pubblicazione per tutti gli attori anche in considerazione della mole di documenti da pubblicare. La seconda fase richiede tempi più lunghi e strumenti, che il Comune sta acquisendo.

Quali difficoltà avete incontrato per attivare L’Albo pretorio on line?
La maggiore difficoltà è stata quella del cambio di mentalità ossia incominciare a ragionare per processi non cartacei e la comprensione della sfera di responsabilità legata alla sottoscrizione digitale dei documenti.

Quali soluzioni avete adottato per superare queste difficoltà?
Abbiamo definito chiaramente l’iter di ogni tipologia di documenti da pubblicare ed abbiamo cercato di automatizzare il più possibile le procedure di pubblicazione. Inoltre durante la fase di avvio in gestione dell’Albo on line abbiamo messo a disposizione dell’Utenza ( gli attori del processo di pubblicazione) un centro di supporto, costituito da personale in grado di dare assistenza sia sotto l’aspetto tecnico (problemi informatici e di firma) che sotto l’aspetto funzionale e giuridico.

L’Albo cartaceo è ancora in piedi?
No.

La normativa è chiara?
La normativa è chiara nell’esporre gli obblighi di pubblicazione, ma lascia completamente liberi gli Enti nell’individuazione delle modalità.

Pensate che siano necessarie Linee guida specifiche?
Bisognerebbe dare delle indicazioni sulla struttura/organizzazione dell’Albo in modo da uniformare i comportamenti. Dando uno sguardo in internet è palese la non uniformità e/o omogeneità dei comportamenti dei vari Enti nella pubblicazione dei documenti.


*per il Comune di Milano ha risposto Nicola Marra, Direttore Settore Servizi al Cittadino

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