Scheda

Telelavoro in Ateneo

Amministrazione
Università degli Studi Roma Tre
Sito web istituzionale
http://www.uniroma3.it
Referente del progetto
Paolo Cursi, Dirigente II Fascia

ASPETTI GENERALI

Area di intervento del progetto
Favorire la flessibilità di orario e di organizzazione del lavoro

Destinatari del progetto
Dipendenti della pubblica amministrazione (personale tecnico, amministrativo e bibliotecario dell’Ateneo)

Descrizione sintetica del progetto
Il CPO dell’Ateneo ha incluso nel 1° PAP (Piano di Azioni Positive), che ha presentato all’Amministrazione nel triennio 2004-2007, la richiesta della realizzazione di un progetto di telelavoro. La richiesta è stata accolta positivamente e nel 2006 si è stipulato un contratto con il Formez per la stesura di uno studio di fattibilità e l’avvio di una sperimentazione per le strutture decentrate di Ateneo, vale a dire: Dipartimenti, Facoltà, Biblioteche e Centri. Questa sperimentazione è stata avviata il 1° luglio del 2008 per la durata di 12 mesi ed ha coinvolto 12 lavoratori.
In seguito ai risultati positivi della prima fase sperimentale di questa esperienza, è stata avviata, il 1° luglio 2009, una seconda fase che ha riguardato le aree e gli uffici dell’Amministrazione Centrale ed ha coinvolto 22 lavoratori.
Il 18 marzo 2010 il telelavoro è entrato “a regime” a Roma Tre ed è stato emanato un bando per 20 posizioni di telelavoro per i lavoratori delle strutture decentrate dell’Ateneo. Per questo progetto l’Ateneo ha ricevuto il premio “Lavoriamo Insieme” promosso dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione in collaborazione con FORUM PA.

Esigenze affrontate dal progetto
L’Università degli Studi Roma Tre è un Ateneo giovane e, in quanto tale, in continua evoluzione dal punto di vista organizzativo e, fin dall’inizio, ha mirato ad assicurare una sempre maggiore efficienza amministrativa attraverso continue verifiche dei suoi processi interni.
La giovane età dell’Ateneo naturalmente si riflette in quella dei suoi dipendenti amministrativi, molti dei quali hanno quelle esigenze di cura tipiche delle giovani famiglie con bambini. Numerosi, quindi, sono in casi di giovani donne con figli che, non potendosi avvalere di sufficienti strutture di servizio per l’infanzia, né sul territorio, né presso lo stesso Ateneo, hanno difficoltà a conciliare la propria attività lavorativa e professionale con quella della cura familiare. Va sottolineato, inoltre che molti/e giovani lavoratori e lavoratrici desiderano sviluppare la propria crescita professionale conciliandola con le proprie esigenze personali e familiari, senza dover necessariamente ricorrere allo strumento del part-time. A questo si aggiungono i problemi logistici che derivano dalla distanza che separa l’abitazione di molti dipendenti dalla propria sede lavorativa, e che si traducono in spostamenti giornalieri di durata a volte insostenibile con ulteriori ricadute sui carichi di cura familiari.
L’esigenza di snellire e semplificare determinate procedure amministrative e, quindi, di riorganizzare alcuni processi lavorativi coniugandoli con le con le esigenze di lavoratori e lavoratrici, ha guidato l’Ateneo verso la sperimentazione del telelavoro, inteso come modalità di lavoro a distanza, che si avvale delle moderne tecnologie dell’informazione e della comunicazione e che ben si raccorda con l’obiettivo di miglioramento organizzativo costantemente perseguito.

Obiettivi del progetto
• Riorganizzare i processi lavorativi in termini di efficienza, snellimento e semplificazione delle procedure con uno studio di fattibilità per le varie strutture coinvolte
• Incrementare il benessere organizzativo e migliorare la qualità della vita lavorativa e familiare dei/delle dipendenti favorendo la conciliazione dei tempi di lavoro e tempi di vita
• Favorire una maggiore flessibilità di approccio ai tempi e ai luoghi di lavoro, allontanandosi dalla tradizionale visione rigida e burocratica, per abbracciarne una più moderna, orientata all’efficienza e alla produttività
• Progettare e responsabilizzare il lavoro individuale, sia dei telelavoratori, che dei lavoratori in presenza e accrescere il rapporto di fiducia fra i responsabili di struttura ed i propri collaboratori
• Accrescere la professionalità dei lavoratori coinvolti
• Convertire il part-time in telelavoro là dove fosse presente questa forma di organizzazione lavorativa
• Aumentare l’informatizzazione con l’adozione di software avanzati, di reti e connessioni veloci e, in generale, di soluzioni tecnologiche adatte ai cambiamenti organizzativi stimolati dall’introduzione del telelavoro
• Formare i lavoratori e le lavoratrici ad un uso più consapevole delle soluzioni tecnologiche adottate, che devono essere viste non solo come strumento legato allo svolgimento di una specifica azione o procedura, bensì come motore di un approccio al lavoro sempre più basato sulla comunicazione e la cooperazione
• Azzerare i tempi di percorrenza casa-ufficio favorendo la gestione di una mobilità del territorio sostenibile

Risultati attesi
• Riorganizzazione delle attività all’interno degli uffici
• Soddisfazione dei dipendenti coinvolti in termini sia di miglioramento del benessere organizzativo sia di miglioramento del rapporto fra vita lavorativa e vita familiare
• Aumento di competenze sia per i telelavoratori, sia per i lavoratori in presenza in seguito ad una redistribuzione dei compiti
• Ottimizzazione dei tempi di completamento di una pratica
• Minori interruzioni, frammentazioni e tempi morti

Risultati conseguiti
Attualmente risulta essere in regime di telelavoro il 6,5 % del personale tecnico, amministrativo e bibliotecario dell’Ateneo (circa 700 unità di personale), con i seguenti risultati:
• Riorganizzazione delle attività all’interno degli uffici
• Ottimizzazione dei tempi di completamento di una pratica e quindi abbattimento del numero di interruzioni, frammentazioni e tempi morti
• Maggiore concentrazione sul lavoro e quindi minore possibilità di errori
• Migliore gestione delle priorità di lavoro
• Migliore conciliazione dei tempi di lavoro e dei tempi di vita, anche per la riduzione dei tempi di spostamento casa - lavoro-casa con conseguente abbattimento dello stress
• Aumento di competenze sia per i telelavoratori, sia per i lavoratori in presenza in seguito ad una redistribuzione di compiti
• Uso del telelavoro in luogo del part-time e/o dei congedi parentali
• Riduzione delle assenze brevi
• Nessun impatto negativo sulle funzionalità degli uffici
• Nessun ritardo o disfunzione dell’espletamento dei compiti istituzionali

ASPETTI SPECIFICI

Descrizione comunicazioni avviate
L’iniziativa è stata comunicata oltre che attraverso i canali istituzionali interni dell’Università (newsletter via e-mail e diffusione dei verbali contenenti le delibere delle decisioni prese in merito dagli Organi Collegiali dell’Ateneo) anche attraverso incontri diretti con i responsabili delle unità organizzative individuate (Presidenze di Facoltà, Dipartimenti e Biblioteche) per informarli sulle opportunità e le modalità della sperimentazione. Sono state, inoltre effettuate azioni di comunicazione esterna in convegni e seminari presso altri enti di ricerca e istituzioni.

Costo del progetto
Euro 80.000,00

Modalità di finanziamento
Fondi interni all'ente

Professionalità coinvolte nel progetto e il ruolo svolto
Personale tecnico, amministrativo e bibliotecario appartenente alle categorie B, C e D, impegnato sia presso le strutture amministrative in supporto alla didattica e alla ricerca, sia presso le biblioteche, sia preso gli uffici del rettorato e dell’amministrazione centrale.

Descrizione soluzioni/cambiamenti organizzativi adottati
L’implementazione del progetto ha comportato, presso alcuni uffici, la riorganizzazione dei processi e dei servizi di front-office e di back-office con l’incremento dell’uso delle tecnologie informatiche. Al fine di individuare le modifiche organizzative e/o tecnologiche connesse all’introduzione del telelavoro, nonché di definire le modalità di svolgimento del telelavoro in termini di tempi ed organizzazione è stato necessario effettuare un’accurata analisi e descrizione dei processi relativi alle attività da telelavorare presso ciascuna unità organizzativa individuata.

Azioni specifiche di formazione del personale
Sono state realizzate alcune giornate di formazione e alcuni workshop, condotti da consulenti esterni e da personale interno, rivolti ai dipendenti delle strutture amministrative individuate, per presentare modalità e caratteristiche di questa nuova dimensione organizzativa anche per gli aspetti relativi ai temi delle prevenzione e della protezione.

Utilizzo di tecnologie innovative nella realizzazione del progetto
Sì, strumentali alla gestione del progetto

Descrizione sintetica delle tecnologie adottate e il valore aggiunto rispetto agli obiettivi del progetto
Tecnologie informatiche di ultima generazione: personal PC dotati di webcam, altoparlanti e microfono, server e software adeguati alla gestione della rete e delle risorse necessarie per lavorare in modalità remota, telefoni cellulari.

Principali difficoltà affrontate nella realizzazione del progetto
Di carattere organizzativo; di natura “culturale”

Note
L’Università è un ente che si caratterizza per la sua molteplicità di obiettivi istituzionali e per la sua conseguente complessità organizzativa. In questo contesto, l’implementazione del telelavoro, in quanto modalità organizzativa istituzionalizzata del personale tecnico, amministrativo e bibliotecario ha certamente comportato alcune resistenze iniziali, principalmente di natura culturale, nei confronti di un processo certamente innovativo che impone un ripensamento di alcuni modelli organizzativi tradizionali. Tuttavia i risultati positivi dell’esperienza attuata hanno permesso il superamento di queste resistenze e dalla valutazione svolta, attraverso appositi questionari rivolti ai responsabili delle strutture coinvolte nel progetto, sono emersi giudizi e considerazione molto positivi.

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