Scheda

Migliorare per…valutare &premiare - Processo strutturato e integrato di riduzione dei costi

Amministrazione
3° Circolo “San G. Bosco” Massafra (TA)
Massafra (TA)
Indirizzo web

www.terzocircolomassafra.it (Homepage alla voce “Premiamo i Risultati”)
www.qualitapa.gov.it ( sezione “Premiamo i Risultati”)
Referente del progetto:
Grazia Castelli
Dirigente Scolastico

ASPETTI GENERALI

Area di intervento del progetto
Favorire la flessibilità di orario e di organizzazione del lavoro

Destinatari del progetto
Dipendenti della pubblica amministrazione: Indicatore: % di risparmio per le sostituzioni dei docenti calcolata per differenza rispetto ai contratti stipulati - target 60%

Descrizione sintetica del progetto
Il Progetto vuole mettere in campo lo sforzo di attuare - a livello organizzativo (benessere dei docenti) e di gestione della didattica e del servizio scolastico agli alunni (qualità) - procedure effettivamente utili nella prospettiva di dare concretezza e visibilità al risparmio in una Pubblica Amministrazione quale è la scuola, e quindi ai concetti di efficacia, efficienza, economicità, divenendo eventualmente “buona pratica”.

Esigenze affrontate dal progetto
L’idea centrale è quella di realizzare all’interno della istituzione scolastica un’esperienza positiva che dia risultati concreti in termini di riduzione dei costi per la sostituzione del personale assente (docenti scuola primaria) - anche per assenze superiori a 5 giorni - salvaguardando la qualità della didattica attraverso:
una diversa organizzazione dell’orario dei docenti calcolato su base annua(orario flessibile)
una maggiore efficienza organizzativa dovuta alla reingegnerizzazione del processo e delle attività di controllo;
una maggior efficienza operativa in grado di garantire un miglioramento sotto gli aspetti di affidabilità, tempestività e dettaglio dei dati e un più razionale e finalizzato utilizzo delle risorse umane; la possibilità di comparazione interna dei risultati.

Obiettivi del progetto
Il progetto si riferisce alla sperimentazione della riduzione dei costi per le supplenze orientato al benessere dei docenti e alla qualità della didattica.
L'obiettivo generale è stato quello di indirizzare un modello di controllo di gestione che, partendo "dal basso", ha tenuto conto delle esigenze del management scolastico e delle peculiarità della scuola. Il tema dell’innovazione e della gestione e promozione del cambiamento organizzativo ha fatto scaturire l’idea dell’ottimizzazione dei processi interni per mettere in campo ogni sforzo innovativo operato nell’ambito del progetto, che ha portato vero valore aggiunto all’organizzazione, per perseguire risultati rispetto alle concrete potenzialità della scuola.

Risultati attesi

  • Garantire ai docenti di Scuola Primaria (fatta eccezione per i docenti delle classi 1^) la fruizione di 2 giornate libere settimanali (20 annue) a credito dell’orario di servizio cumulato, quando non siano in fascia di sostituzione;
  • garantire il controllo dell’efficacia organizzativa attraverso una comunicazione tempestiva delle assenze da “coprire”;
  • assicurare la flessibilità organizzativa attraverso una turnazione periodica che consenta un’equa distribuzione delle sostituzioni;
  • concedere ai docenti la possibilità di cambiare la giornata di sostituzione con altri colleghi nella stessa fascia e, quando possibile, con colleghi della stessa equipe – previo recupero in una delle giornate libere – per:
    • non compromettere l’organizzazione e quindi garantire la qualità del servizio;
    • assicurare l’efficace svolgimento del progetto che considera la sostituzione per l’intera giornata;
    • assicurare il benessere organizzativo e, di conseguenza, il benessere dei docenti; ridurre l’assenteismo.

Risultati conseguiti
60% di risparmio per le sostituzioni dei docenti calcolato per differenza rispetto ai contratti stipulati.

ASPETTI SPECIFICI

Descrizione comunicazioni avviate

  • Iniziative periodiche di informazione, confronto e coinvolgimento per sensibilizzare tutto il personale.
  • Monitoraggio bimensile di raccolta dati - feedback dei cambiamenti a seguito degli interventi, prima con il gruppo di progetto, successivamente a livello collegiale.
  • Riesame della Direzione (febbraio/giugno) per comunicare gli esiti degli interventi.
  • Azioni (settembre) per coinvolgere eventuale personale nuovo in ingresso nell’Amministrazione.

Costo del progetto
€ 1.695,00

Modalità di finanziamento
Fondi interni all'ente

Professionalità coinvolte nel progetto e il ruolo svolto

  • Docenti e ATA per la predisposizione di un programma condiviso con tutto il personale sulla base di un’ampia consultazione per condividere gli obiettivi di risultato e le linee d’azione e per definire un patto per la sostituzione del personale assente;
  • attribuzione di specifiche responsabilità per lo svolgimento di ciascuna attività (responsabilizzazione dei docenti di scuola primaria e ruolo di impulso e coordinamento del DSGA);
  • ottimizzazione delle risorse in compresenza anche ai fini della sostituzione dei docenti assenti.

Descrizione soluzioni/cambiamenti organizzativi adottati

  • Flessibilità oraria dei docenti di Scuola Primaria con il credito/debito degli orari (calcolato su base annua);
  • “restituzione” del debito orario cumulato in 13 giorni di sostituzione per ciascun docente (fatta eccezione per i docenti delle classi 1^), in una giornata della settimana stabilita e calendarizzata, ovvero in una delle 20 giornate libere a credito;
  • rispetto del calendario opportunamente predisposto e consegnato a ciascun docente e al DSGA;
  • garanzia della presenza di almeno 2 docenti del Circolo per ogni giorno della settimana, come da planning depositato agli atti dell’Ufficio di Segreteria;
  • controllo sistematico delle assenze.

Azioni specifiche di formazione del personale
A partire dal quadro delle criticità e opportunità emerse mediante l’attività di autodiagnosi, è stato compiuto un ulteriore esame alla luce dei processi di sviluppo organizzativo in atto.
A seguito di ciò, su impulso del DS, è stata individuata una prima lista di idee che potevano essere sviluppate nel progetto con l’obiettivo iniziale di perfezionare il “circolo virtuoso”pianificazione/programmazione/controllo/verifica (PDCA), grazie al quale, ancora una volta, è possibile “dar vita” ad una fitta rete di intese e collaborazione tra personale docente e personale ATA (responsabilizzazione dei docenti di scuola primaria e ruolo di impulso e coordinamento del DSGA) con il coinvolgimento di tutto il personale anche in sede di progettazione attraverso fasi definite: formazione iniziale sulla iniziativa.
Incontri formativi del Gruppo di Progetto (GP) per la definizione generale del Progetto; supporto dello Staff Operativo (SO) per la condivisione di criteri condivisi e la progettazione di massima delle diverse fasi; condivisione del Progetto a livello collegiale

Utilizzo di tecnologie innovative nella realizzazione del progetto
Sì, strumentali alla gestione del progetto

Descrizione sintetica delle tecnologie adottate e il valore aggiunto rispetto agli obiettivi del progetto

  • Diffusione del Progetto tramite il sito web www.terzocircolomassafra.it (alla voce “Premiamo i Risultati” nella homepage);
  • valorizzazione del PdM nel sito www.qualitapa.gov.it;
  • rilevazione sistematica delle assenze del personale attraverso il Sistema Ministeriale SIDI;
  • predisposizione di strumenti utili alla realizzazione e alla gestione del progetto volto alla ottimizzazione delle risorse in compresenza anche ai fini della sostituzione dei docenti assenti;
  • gestione sistematica informatizzata dei dati inerenti le prestazioni lavorative.

Principali difficoltà affrontate nella realizzazione del progetto
Nessuna. La realizzazione del Progetto - benché complessa - non ha presentato particolari criticità grazie al commitment organizzativo che è il risultato delle politiche, delle scelte strategiche, delle modalità gestionali utilizzate dal Dirigente, ma anche dei rapporti di poteri, dei conflitti, del clima organizzativo e psicologico costruito nel tempo dalla organizzazione. Il tutto si traduce in comportamenti individuali e/o di gruppo che possono essere definiti nei termini di impegno, senso di responsabilità senso del dovere perché… “dove c’è volontà non possono esserci grandi difficoltà”

Note
L’esperienza realizzata - rientrata a pieno titolo nell’organizzazione - ha dimostrato, a consuntivo, che ridurre i costi … è una missione possibile anche nella scuola, soprattutto quando si riescono a conciliare le esigenze dell’amministrazione con quelle dei docenti.
Attivare strumenti e metodi specifici, non solo per il controllo di gestione, ma anche per la valutazione dei processi nella gestione ordinaria, rappresenta un’esperienza che induce gli operatori dell’istituzione scolastica a misurare e comunicare i risultati della propria attività (efficienza ed economicità), ma anche ad imparare a porsi domande importanti del tipo quali effetti ha avuto l’intervento realizzato, quali ostacoli ne hanno limitato l’implementazione (quale è stata l’efficacia).
E’ chiaro dunque che i due istituti - controllo di gestione e valutazione - rispondono a domande diverse, hanno strumenti analitici specifici e si collocano in due prospettive diverse: l’uno in quella del render conto (accountability), l’altro in quella dell’apprendimento (learning).

 

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